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Wer wir sind

Die GIS-Akademie ist ein Weiterbildungsanbieter mit Hauptsitz in Hamburg und einer Niederlassung in Dortmund. Unsere Schwerpunkte liegen in den Bereichen Geoinformationssysteme (GIS) und systemische Weiterbildungen.

Unser Team besteht aus Fachkräften mit unterschiedlichen beruflichen Hintergründen und fundiertem Fachwissen. Wir legen Wert auf aktuelle Inhalte, moderne Technologien und die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Angebote. Im Arbeitsalltag unterstützen wir uns gegenseitig und pflegen einen offenen, wertschätzenden Umgang.

Sekretariat und Assistenz für Kursverwaltung (m/w/d)
Dortmund | 40 Wochenstunden | Präsenz
Vergütung: 36.000 bis 40.000 € brutto jährlich bei 40 Wochenstunden,
abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung.

Sie organisieren gern, behalten den Überblick und fühlen sich in der Büro- und Verwaltungsarbeit zu Hause? Dann passen Sie gut zu uns.

Für unseren Standort in der Dortmunder Innenstadt suchen wir eine Assistenz im Sekretariat, die eine zentrale Rolle in der Organisation des Büroalltags und unserer Weiterbildungen einnimmt.

Ihre Aufgaben

• Standortorganisation: Sie kümmern sich um den Büroalltag in Dortmund, bearbeiten E-Mails und Post, nehmen Anrufe entgegen und sorgen dafür, dass Räume und Materialien für unsere Weiterbildungen vorbereitet sind.
• Kursverwaltung: Sie übernehmen die organisatorische Betreuung unserer Weiterbildungen von der Anmeldung bis zum Kursabschluss. Dazu gehören die Pflege von Teilnehmendendaten, die Verwaltung von Kursunterlagen sowie die Erstellung von Bescheinigungen und Zertifikaten.
• Assistenz der Weiterbildungsleitungen: Sie koordinieren Beratungstermine, bereiten Unterlagen vor, unterstützen bei administrativen Aufgaben und behalten Termine und Fristen im Blick.
• Kommunikation: Sie sind eine zentrale Ansprechperson für Interessent*innen, Teilnehmende, Dozent*innen und externe Stellen wie die Agentur für Arbeit oder die Deutsche Rentenversicherung. Sie beantworten organisatorische Fragen und sorgen dafür, dass Informationen bei den richtigen Personen ankommen.
• Digitale Verwaltung: Sie pflegen Daten in unseren Verwaltungsprogrammen und unterstützen die Weiterentwicklung unserer digitalen Abläufe.

Sie arbeiten eigenständig in Ihrem Verantwortungsbereich und stimmen sich bei übergreifenden Fragen mit den Weiterbildungsleitungen und der Office-Leitung ab.

Was Sie mitbringen sollten

Wir wünschen uns eine engagierte Person, die ihre Aufgaben proaktiv angeht, vorausschauend denkt und organisatorische Zusammenhänge erkennt. Sie bereiten anstehende Aufgaben rechtzeitig vor, behalten den Überblick und tragen dazu bei, dass die Zusammenarbeit im Alltag gut funktioniert.

• Berufserfahrung im Sekretariat, in der Verwaltung oder in der Kundenbetreuung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift für die sichere Kommunikation mit Teilnehmenden, Ämtern und Behörden
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Einen sicheren Umgang mit MS Office und die Bereitschaft, sich in neue Software einzuarbeiten
• klare und zuverlässige Kommunikation sowie Freude am Umgang mit unterschiedlichen Menschen

Erfahrung in der Bildungsbranche oder mit öffentlichen Kostenträgern (Arbeitsagentur etc.) ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung

Was wir Ihnen bieten

• Einen eigenständigen Aufgabenbereich in einem professionellen, kollegialen Team
• Eine strukturierte Einarbeitung und kurze Abstimmungswege
• Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Krankenversicherung
• Betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss im Rahmen der Entgeltumwandlung
• Arbeitgeberfinanziertes ÖPNV-Ticket oder JobRad mit Arbeitgeberzuschuss
• Gleitzeit mit Arbeitszeitkonto und Freizeitausgleich für Gleitzeitüberhang
• 29 Urlaubstage bei einer Fünftagewoche sowie zusätzlich arbeitsfrei an Heiligabend und Silvester
• Möglichkeiten zur individuellen, tätigkeitsbezogenen Weiterbildung
• Regelmäßige, arbeitgeberfinanzierte Teamevents zum standortübergreifenden Austausch, selbstverständlich auf freiwilliger Basis
• Eine Tätigkeit, mit der Sie Menschen bei ihrer beruflichen Weiterentwicklung unterstützen

So bewerben Sie sich

Schicken Sie uns Ihren Lebenslauf, ein paar persönliche Zeilen, welche Erfahrungen Sie mitbringen und was Sie an der ausgeschriebenen Tätigkeit anspricht. Bitte nennen Sie uns Ihren möglichen Eintrittstermin und Ihre Gehaltsvorstellung innerhalb der angegebenen Spanne. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Lebenswegen, Erfahrungen und kulturellen Hintergründen.

Ihre Bewerbung senden Sie bitte bis zum 20.11.2026 per E-Mail an mack@gisakademie.de. Für weitere Auskünfte steht Ihnen Frau Mack, Officeleitung unter 0231 / 5868 6171 gerne zur Verfügung.